Werden bei einer Kassennachschau oder einer Außenprüfung die Aufzeichnungen als nicht ordnungsmäßig eingeordnet, drohen Steuernachzahlungen. Kassenführung - Regelungen seit 2020
Seit 2017 gilt bereits:
- Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls sowie jederzeitige Auswertungsmöglichkeit.
- Aufzeichnung jeder Änderungen bei Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten.
- Belege sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
- Alle Kassenaufzeichnungen sind zehn Jahre lang zu archivieren.
Anforderungen ab 1. Januar 2020
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Seit 1. Januar 2020 müssen alle digitalen Grundaufzeichnungen, die mit elektronischen Aufzeichnungssystemen erstellt werden, mittels zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die notwendigen Bestandteile der TSE sind ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium sowie eine einheitliche digitale Schnittstelle.
Unternehmen, die bisher keine Registrierkasse benutzen oder kein elektronisches System verwenden, sind nicht zur Anschaffung gezwungen. Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht weiterhin nicht.
Verschiebung des Anwendungszeitpunktes (TSE) bis 30. September 2020
- Das Bundesfinanzministerium hat eine „Nichtbeanstandungsregelung“ veröffentlicht.
- Danach sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen zwar umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.
- Nicht beanstandet wird, wenn die elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine TSE verfügen.
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Ausnahme Registrierkasse
Für Kassen, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden und den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen, gilt:
- Sind diese Registrierkassen bauartbedingt nicht aufrüstbar, dürfen sie bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden.
- Bei fehlender bauartbedingter Aufrüstbarkeit sollte eine schriftliche Bestätigung des Kassenherstellers angefordert und der Verfahrensdokumentation beigefügt werden.
Belegausgabepflicht
Bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet.
Belegangaben:
- Vollständiger Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Transaktionsnummer
- Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, können sich auf Antrag bei den Finanzbehörden von der Belegausgabepflicht befreien lassen.
Belegangaben, auf die während der Inanspruchnahme der Nichtbeanstandungsregelung verzichtet werden kann:
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
- Transaktionsnummer
- Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Meldepflicht
Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen die Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (sog. TSE) dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen.
Die Mitteilungspflicht an das zuständige Finanzamt wurde mit der (oben genannten) Nichtbeanstandungsregelung so lange ausgesetzt, bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit vorhanden ist. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt bekannt gegeben.
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem zuständigen Finanzamt aber künftig nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck folgendes mitzuteilen:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.
Verfahrensdokumentation ist Pflicht!
Für jedes Datenverarbeitungssystem (elektronische Kassen) muss eine übersichtlich gegliederte Dokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Fehlt diese oder ist sie ungenügend, ist dies nur dann kein schwerwiegender Mangel, wenn die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit ansonsten gesichert ist.
Mehr Infos
Der ZDH hat eine umfassende Handreichung erstellt. Diese gibt einen Überblick über die Anforderungen.